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Cinq façons d'optimiser le budget IT des PME

• 08-12-2008
• Par Nathan Eddy (eWeek.com)

Les difficultés économiques rencontrées par les PME les obligent à réduire leurs dépenses IT. Mais il existe de bonnes pratiques à adopter pour tirer le meilleur parti de ses équipements existants.

Le ralentissement économique a déjà clairement poussé les PME à réduire leurs investissements IT, et cette tendance va se confirmer sur l'année 2009 selon une récente étude d'IDC. Cela signifie que les entreprises vont devoir tirer le meilleur parti de leur infrastructure IT existante et prendre toutes les mesures leur permettant de réduire les coûts. Que votre entreprise prévoie de reporter ses projets ou de simplement réduire ses budgets IT, voici cinq pistes qui pourront vous être utiles :

1. Observez les nouvelles tendances

Le cloud computing et les logiciels-services (SaaS) font partie des tendances technologiques susceptibles d'aider les PME à économiser en réduisant leurs investissements initiaux. Ces services sont en effet souvent proposés avec une facturation à l'utilisation. Vous pouvez également réaliser de substantielles économies en passant à la téléphonie en voix sur IP.

Bien qu'elles nécessitent des investissements plus importants, les technologies "Green" (ou écologiques) permettent de faire des économies sur la consommation énergétiques ou sur le papier (pour les imprimantes). Des incitations financières et rabais sont parfois proposés pour les entreprises adoptant ce type de produits.

2. Ayez un budget cohérent

Cela semble évident mais un budget cohérent nécessite une planification et un ordre de priorités. Demandez à votre département IT de mettre en ?uvre une politique à l'échelle de la société concernant les matériels. Par exemple, les ordinateurs portables étant toujours plus onéreux que les machines de bureau, réservez-les en priorité aux personnels appelés à voyager fréquemment. De la même manière, un écran de 21 pouces est certes plus agréable pour travailler mais pas toujours indispensable. De manière générale, évitez d'acheter du matériel dont vous n'avez pas absolument besoin à court terme.

3. Identifiez les problèmes IT essentiels

L'aspect le plus important dans la détermination des problèmes critiques est d'améliorer la participation. Demandez son opinion à votre département IT et transmettez ces recommandations à l'équipe exécutive. Appliquez-vous à développer une compréhension, basée sur le consensus, du rôle joué par l'IT dans l'apport d'aspects spécifiques de la valeur commerciale. Lorsque vous présenterez de nouvelles implémentations technologiques, ayez toujours en tête le retour sur investissement immédiat.

4. Négociez avec les fournisseurs IT

Les dépenses IT étant appelées à ralentir dans les mois à venir, les PME vont se trouver en bonne position pour négocier les contrats nouveaux et existants avec leurs fournisseurs. Pour les nouveaux contrats, négociez des termes permettant une certaine flexibilité. Si des contrats sont sur le point de se terminer, expliquez à vos fournisseurs pourquoi vous cherchez à réduire vos coûts et n'hésitez pas à faire jouer la concurrence. De plus, ne vous laissez pas imposer des bonus non nécessaires qui feront forcément grimper votre facture finale. Attention tout de même à ne pas sélectionner vos fournisseurs uniquement sur le critère financier car les niveaux de compétences varient énormément dans ce domaine.

5. Standardisez vos équipements

Si possible, essayez de standardiser les équipements utilisés par vos employés afin d'éviter les problèmes de communication au sein de l'infrastructure. S'adresser à un fournisseur unique vous permettra également de profiter de prix de gros, tout en améliorant votre relation avec lui.

Des suites logicielles comme System Center Configuration Manager de Microsoft ou ZENworks de Novell, parmi d'autres, automatisent les tâches courantes et permettent à votre département IT de contrôler la configuration des machines de vos utilisateurs.

(Adaptation d'un article de eWeek.com.)